Empfangsdienste erfüllen wichtige und zentrale Funktionen.
In erster Linie ’nehmen sie in Empfang‘ und zwar den potentiellen Kunden oder Gast. Damit kommt Empfangsdiensten eine repräsentative und vertretende Funktion und Aufgabe zu. Sie sind der erste Kontakt, den eine Person mit dem Unternehmen macht. Schulungen in Sozial- und Kontaktkompetenz sind daher maßgeblich für Personen, die im Bereich von Empfangsdiensten arbeiten möchten.
Doch Empfangsdienste nehmen mittlerweile auch weitere Funktionen wahr. So können sie auch zum Einsatz in der Bedienung von Telefonanlagen kommen, denn auch hier sind sie der erste Kontakt zwischen Kunden und Unternehmen. Auch Koordinationsaufgaben können in den Tätigkeitsbereich von Empfangsdiensten fallen, so u.a. die Koordination von Lieferungen und Besucherverkehrsströmen. Je nach Unternehmen und Anforderungsgrad sind gelegentlich auch Zusatzqualifikationen wie Fremdsprachenkenntnisse wichtig und zentral.
Als zweite zentrale Funktion muss jedoch die Sicherheitsfunktion genannt werden. Empfangsdienste übernehmen eine zentrale Position im Bereich der Sicherheit. Grundsätzlich empfehlen sich immer Empfangsdienste, die auf Unternehmen individuell zugeschnitten werden, denn jedes Unternehmen stellt andere Ansprüche und Anforderungen an die Person, die der Kunde als erstes begegnet.
Pförtnerdienst und Empfang, Besuchersteuerung, Telefondienste, Einlass- und Zutrittskontrollen sowie Koordination und Kontrolle von Lieferungen – das sind die Tätigkeitsfelder am Empfang.
