Wachbuch Definition
Das Wachbuch, ebenfalls Dienstbuch genannt, ist eines der wichtigsten Dokumente im Sicherheitsdienst. Es dient als Anwesenheitsnachweis, zur Dokumentation der Dienstübergabe, zur Protokollierung von Vorkommnissen und Maßnahmen sowie zur Weiterleitung wichtiger Informationen. Professionelle Security-Unternehmen verwenden es außerdem zur Erfüllung ihrer Dokumentationspflicht. Sie können damit gegebenenfalls nachweisen, dass sie im Alarmfall ordnungsgemäß vorgegangen sind.
Das Dienstbuch enthält außerdem üblicherweise:
- die Grundsätze zur Dienstbuchführung,
- eine allgemeine Dienstanweisung für Sicherheitskräfte
- sowie die geltenden Unfallverhütungsvorschriften für den Sicherheits- und Wachdienst.
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Hauptfunktionen des Wachbuchs
Das Wachbuch erfüllt verschiedene Hauptfunktionen im Sicherheitsdienst:
- Ereignisprotokollierung: Alle relevanten Ereignisse werden im Wachbuch festgehalten, einschließlich Datum, Uhrzeit, Ort und Art des Vorfalls.
- Aktivitätsdokumentation: Die Patrouillen- und Sicherheitsaktivitäten der Sicherheitsmitarbeiter werden aufgezeichnet, um sicherzustellen, dass das Gelände angemessen gesichert ist.
- Kommunikation: Das Wachbuch dient auch der Kommunikation zwischen verschiedenen Schichten von Sicherheitspersonal, da es Informationen über Vorfälle und Aufgabenwechsel enthält.
- Notizen und Anweisungen: Sicherheitsvorschriften, Anweisungen und besondere Notizen können ebenfalls im Wachbuch festgehalten werden, um sicherzustellen, dass das Personal gut informiert ist.
Führen eines Wachbuchs
Zu Beginn des Dienstes dokumentiert das Sicherheitspersonal die ordnungsgemäße Übergabe. Dazu gehören der Aus- und Eintrag des jeweils im Einsatz befindlichen Security-Mitarbeiters sowie die Protokollierung der Aushändigung und Übernahme von Ausrüstungsgegenständen. Des Weiteren hält das Personal des Wachdienstes darin
- Postenbelegungen
- Zeiten von Streifengängen sowie Unterbrechungen
- und zudem besondere Vorkommnisse fest.
Da das Wachbuch als Urkunde gilt, dürfen die Mitarbeiter der Security weder Seiten entfernen noch Radierungen vornehmen. Falls sie etwas streichen, müssen sie darauf achten, dass der ursprüngliche Eintrag weiterhin lesbar bleibt. Die Streichung muss überdies abgezeichnet werden.
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Das elektronische / digitale Wachbuch
Mittlerweile benutzen viele Sicherheitsdienste aber ein elektronisches bzw. digitales Wachbuch. Dieses hat im Vergleich zum herkömmlichen Dienstbuch, das per Hand ausgefüllt wird, einige Vorteile. Der Verlust sowie die Manipulation von Einträgen sind nicht mehr möglich. Außerdem entstehen keine Unsicherheiten wegen schlechter Lesbarkeit der Notizen. Zudem vereinfacht es die Arbeit, da Benachrichtigungen und Auswertungen automatisch erfolgen können.
Rechtliche Aspekte
Die Führung eines Wachbuchs unterliegt bestimmten rechtlichen Anforderungen und Bestimmungen. Diese können je nach Land und Bundesland variieren, aber im Allgemeinen müssen folgende Punkte beachtet werden:
- Datenschutz: Persönliche Informationen und Daten von Einzelpersonen müssen gemäß den Datenschutzgesetzen geschützt werden. Nur relevante Informationen sollten im Wachbuch vermerkt werden.
- Sorgfältige Dokumentation: Alle Einträge im Wachbuch müssen sorgfältig und gut leserlich sein. Korrekturen sollten eindeutig gekennzeichnet werden, um Manipulationen zu verhindern.
- Aufbewahrungsfristen: Die Aufbewahrungsfristen für Wachbücher variieren, können jedoch mehrere Jahre betragen. Es ist wichtig, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.
Wachbuch Anforderungen
- Klare Einträge: Alle Einträge im Wachbuch sollten so klar und präzise wie möglich verfasst sein. Verwenden Sie keine abgekürzten oder unverständlichen Begriffe, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Objektivität: Einträge sollten objektiv und sachlich sein. Vermeiden Sie persönliche Meinungen oder Bewertungen, sondern beschreiben Sie die Fakten und Umstände so neutral wie möglich.
- Unterschriften: In vielen Fällen müssen die Einträge im Wachbuch von den Sicherheitsmitarbeitern unterschrieben werden, die sie verfasst haben. Dies dient der Nachverfolgbarkeit und der Sicherstellung, dass die Informationen verlässlich sind.
- Vertraulichkeit: Das Wachbuch sollte in einem sicheren Bereich aufbewahrt werden, um sicherzustellen, dass unbefugte Personen keinen Zugriff darauf haben. Sensible Informationen, insbesondere personenbezogene Daten, müssen geschützt werden.
- Regelmäßige Aktualisierung: Das Wachbuch sollte regelmäßig und zeitnah aktualisiert werden. Verzögerungen bei der Eintragung von Vorfällen können die Genauigkeit der Informationen beeinträchtigen.
- Schulung des Personals: Sicherheitsmitarbeiter sollten darüber geschult werden, wie sie das Wachbuch ordnungsgemäß führen, welche Informationen darin erfasst werden sollten und wie rechtliche Anforderungen eingehalten werden.
- Notfallprotokolle: Das Wachbuch kann auch dazu verwendet werden, Notfallprotokolle und Maßnahmen festzuhalten. Dies kann im Falle von Krisensituationen von entscheidender Bedeutung sein.
- Kommunikation mit anderen Sicherheitsmitarbeitern: Wenn mehrere Sicherheitsmitarbeiter im gleichen Bereich arbeiten, ist die Kommunikation über relevante Informationen im Wachbuch wichtig. So kann das Personal auf dem neuesten Stand bleiben.
- Sicherheitstechnologie: In vielen modernen Sicherheitsdiensten wird auch elektronische Sicherheitstechnologie wie Kameras und Zugangskontrollsysteme eingesetzt. Die Daten aus solchen Systemen können ebenfalls in das Wachbuch einfließen.
- Audits und Überprüfungen: Regelmäßige Audits und Überprüfungen des Wachbuchs können sicherstellen, dass die Protokolle korrekt geführt werden und den rechtlichen Anforderungen entsprechen.
Die genauen Anforderungen und Verfahren für die Führung von Wachbüchern können je nach Land, Bundesland oder Sicherheitsunternehmen variieren.
Fazit
Das Wachbuch ist ein wesentliches Instrument im Sicherheitsdienst, das zur Dokumentation von Vorfällen, Aktivitäten und zur Gewährleistung der Sicherheit in einer Anlage oder einem Gelände beiträgt. Die sorgfältige und rechtliche korrekte Führung eines Wachbuchs ist von entscheidender Bedeutung, um die Integrität der Informationen zu gewährleisten und den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen.
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