Aus guten Gründen bieten große Hotels, viele Büro- und Verwaltungsgebäude sowie öffentliche Gebäude einen Empfangs- und Telefondienst. Im Hotelgewerbe übernimmt aus Imagegründen ein livrierter Portier die Eingangskontrolle. Ob hinter der Livree ein Sicherheitsbeamter steckt, wird meist nicht verraten. Dass es sich beim bewachten Eingangstor einer militärischen Anlage um Mitarbeiter eines Securityunternehmens handelt, ist hingegen anzunehmen. Oft arbeiten hier je nach Sicherheitsstufe zusätzlich bewaffnete Angestellte der Bundeswehr oder des Grenzschutzes. Empfangsdienste und Eingangskontrollen sind in vielen Kontexten denkbar. Selbst Kirchenämter verzichten nicht darauf, eine geschulte Security-Mitarbeiterin an den Empfang zu setzen.
Welche Vorteile bietet es, auf Empfangs- und Telefondienste zu setzen?
In Unternehmen oder Behörden ist es oft Sache eines seriösen Sicherheitsdienstes, reibungslose Abläufe sicherzustellen. Zugleich sollen Lieferanten oder ungebetene Besucher nicht ohne vorherige Ankündigung im Hause unterwegs sein. Da der Empfang die erste Visitenkarte für das Unternehmen oder eine Behörde darstellt, erwartet man hier qualifiziertes und gut informiertes Personal.
Die Mitarbeiter im Empfangs- und Telefondienst kündigen den Mitarbeitern verschiedener Abteilungen des Hauses Besucher an. Sie sortieren die eingehende Post, leiten eingehende Anrufe und ausgehende Postsachen an die richtigen Stellen weiter. Mitarbeiter im Empfangs- und Telefondienst informieren Lieferanten über den richtigen Ort einer Anlieferung. Sie sind über An- und Abwesenheit aller Angestellten ihres Unternehmens bestens informiert. Im Empfangs- und Telefondienst arbeiten freundliche, aufmerksame und kompetente Mitarbeiter von Sicherheitsfirmen. Die sorgfältig geschulten Empfangsmitarbeiter sorgen durch ihr umsichtiges und freundliches Verhalten für eine positive Wahrnehmung des Unternehmens. Sie übernehmen außerdem die Zugangskontrolle. Zugleich übernehmen sie in ihrem Büro diverse Dienstleistungen. Diese erleichtern anderen die Arbeit. Die Identifikation mit dem Arbeitgeber ist hoch.
Welche Tätigkeiten deckt diese Dienstleistung ab?
Security-Mitarbeiter, die im Empfangs- und Telefondienst tätig sind, versehen Empfangsdienste für Kunden, Lieferanten und Besucher des Hauses. Sie haben die Zutrittskontrolle in der Hand und lassen nur angemeldete oder erwartete Gäste durch. Gegebenenfalls werden Besucherausweise ausgegeben. Im Empfangs- und Telefondienst wird das Ein- und Auschecken von Mitarbeitern und Besuchern kontrolliert und gegebenenfalls protokolliert. Bei militärischen Anlagen kann eine Ausweiskontrolle vorgenommen werden. Die Mitarbeiter am Empfang übernehmen gegebenenfalls auch die Überwachung oder Zuweisung von firmeneigenen Parkplätzen. Sie versehen den Schlüssel- oder Postdienst und erledigen notfalls auch kleine Botengänge im Hause. Inwieweit Extraservices wie Gästebewirtung oder das Eintüten von Broschüren gewünscht werden, ist Sache von Vereinbarungen mit dem Sicherheitsunternehmen. Flexible Arbeitsplatzbeschreibungen sind heute normal.
Für die Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Behörde sind die Personen am Empfang wichtige Ansprechpartner. In manchen Fällen wird der Eingangsbereich des Unternehmens zusätzlich mit Kameras überwacht. Viele Portiers können eine Besuchermanagement-Software nutzen. Man sollte sich bei aller Sympathie für einen Portier nicht darüber hinwegtäuschen, dass er für das Einhalten von vereinbarten Sicherheitsstandards zuständig ist. Hauptaufgabe des Hotelportiers wie des Mitarbeiters am Empfang ist das Besuchermanagement. Alle anderen Aufgaben werden nebenbei erledigt. Von Vorteil ist, dass der Empfang zentral liegt und immer besetzt ist. Telefonvermittlung, Terminverwaltung und Postbearbeitung liegen in einer Hand. Je nach Unternehmensprofil spielen bei Empfangsmitarbeitern auch Fremdsprachen eine große Rolle. Ausländische Besucher zu Besprechungen zu bugsieren oder am Empfang abholen zu lassen, ist für Empfangsmitarbeiter Tagesgeschäft.
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