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Bereiten Sie sich vor: Umsatzsteuervoranmeldung und Betriebsprüfung

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Umsatzsteuervoranmeldung für Sicherheitsunternehmen erstellen

Wenn Sie Ihre Securityfirma gerade erst gegründet haben, dann müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung während der ersten zwei Jahre in aller Regel monatlich einreichen. Die Voranmeldung wird am 10. des Monats fällig, der auf den Anmeldezeitraum folgt. Die Umsatzsteuervoranmeldung für Januar muss also spätestens am 10. Februar eingereicht werden. Sofern der 10. kein Werktag ist, verlängert sich die Frist auf den nächsten Werktag. Wenn Sie eine Dauerfristverlängerung beantragt haben, gesteht Ihnen das Finanzamt einen Monat mehr Zeit zu, d.h. die Umsatzsteuervoranmeldung für Januar ist dann erst am 10. März fällig.

Gewerbetreibende, die von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG Gebrauch machen, müssen keine Umsatzsteuer erheben und abführen und deshalb auch keine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen. Allerdings wird eine Jahresumsatzsteuererklärung fällig, die auch als „Nullerklärung“ bezeichnet wird, weil alle relevanten Felder mangels steuerpflichtigen Umsätzen mit Nullen befüllt werden müssen.

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss zwingend elektronisch über Elster, die Software der deutschen Steuerbehörden, eingereicht werden. Dazu müssen Sie sich als erstes im Elster-Portal registrieren (Elster-Portal). Eine Übermittlung in Papierform ist nur mehr in Ausnahmefällen möglich und setzt einen Härtefallantrag beim zuständigen Finanzamt voraus.

Nach der Registrierung auf Elster haben Sie für die Erstellung zwei Möglichkeiten. Sie können sich entweder direkt in Elster einloggen und dort das Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen. Alternativ können Sie auch ein Buchführungssystem mit Elster-Schnittstelle nutzen und das Formular in diesem System ausfüllen und anschließend mittels Elster an das Finanzamt übertragen.

Wie fülle ich das Elsterformular aus?

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Das Formular, das Ihnen angezeigt wird, sieht immer gleich aus. Auf der ersten Seite machen Sie zunächst alle allgemeinen Angaben zu Ihrer Person bzw. zu Ihrem Unternehmen. Oben rechts kreuzen Sie an, für welchen Zeitraum die Erklärung gelten soll. Wenn Sie einen Sicherheitsdienst betreiben, ist für Sie auf der ersten Seite in der Regel nur die Zeile 26 wichtig, hier werden Umsätze mit 19 Prozent Umsatzsteuer deklariert.

Sofern Sie ausnahmsweise Umsätze mit 7 Prozent Umsatzsteuer getätigt haben, geben Sie diese in Zeile 27 ein.

Sofern Sie sich bei der steuerlichen Erfassung als Unternehmer für die Soll-Methode entschieden haben, geben Sie hier im Feld 81 alle Umsätze ein, die Sie im jeweiligen Monat, z.B. im Januar, in Rechnung gestellt haben. Bei der Ist-Methode geben Sie dagegen ein, welche umsatzsteuerpflichtigen Umsätze Sie vereinnahmt haben. Eingegeben wird der Nettobetrag, das System errechnet dann automatisch die Umsatzsteuer, die fällig ist und trägt diese im Feld daneben ein.

Was ist der Unterschied der Soll & Ist Methode?

Der grundlegende Unterschied zwischen den beiden Methoden zur Umsatzsteuervoranmeldung ist der Zeitpunkt der Zahlung an das Finanzamt. Bei der Soll Methode zahlt der Sicherheitsunternehmer den fälligen Betrag im Monat der Rechnungsausstellung, unabhängig vom Zahlungseingang. Dies kann möglicherweise zu einer Vorauszahlung an das Finanzamt führen.

Bei der Ist Methode zahlt die Securityfirma ihre Umsatzsteuer erst, wenn der fällige Betrag vom Kunden bezahlt wird. Damit ist die Zahlung an das Finanzamt abhängig vom Zeitpunkt der Bezahlung des Kunden und der Sicherheitsdienstleister muss keine Vorauszahlung leisten.

 

Auf der zweiten Seite des Formulars ist Zeile 54 besonders wichtig. Dort tragen Sie ein, wie viel Umsatzsteuer Ihnen im Monat Januar von inländischen Unternehmern insgesamt in Rechnung gestellt worden ist. Ob Sie die Rechnung nebst Umsatzsteuer bereits bezahlt haben, ist nicht relevant.

Sobald Sie das Formular vollständig ausgefüllt und alle Zwischensummen eingetragen haben, können Sie es absenden. Belege müssen Sie keine einreichen, es sei denn, das Finanzamt fordert diese an.

Wenn Sie nur Standard-Geschäftsvorfälle mit inländischen Geschäftspartner erfassen müssen, ist die Umsatzsteuervoranmeldung sehr einfach und in erster Linie eine Rechenleistung. Wenn Sie auch komplexere Vorgänge, zum Beispiel Rechnungen aus dem Ausland, deklarieren müssen, sollten Sie als Anfänger lieber auf die Hilfe einer Steuerberaterin vertrauen.

Welche Programme zur gibt es zur Unterstützung?

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Es gibt eine große Zahl an Buchhaltungsprogrammen mit Elster-Schnittstelle. Solange Ihre Geschäftsvorfälle noch überschaubar und ihre Umsätze niedrig sind, dürfen Sie aber zur Not auch mit einer Excel-Tabelle operieren und Ihre Einnahmen und Ausgaben so aufzeichnen.

Mittelfristig müssen Sie diese Tätigkeit aber entweder delegieren oder mit Hilfe eines Buchführungsprogramms erledigen.

 

Folgende Programme können Ihnen bei der Erstellung behilflich sein:

  • Lexware
  • Lexoffice
  • Sevdesk
  • IONOS Buchhaltung oder Papierkram

Einige dieser Angebote können direkt online ohne Softwareinstallierung auf dem Computer genutzt werden.

 

Wie bereiten Sie sich auf eine Betriebsprüfung vor?

Die deutschen Finanzämter prüfen jedes Jahr etwa 200.000 Unternehmen. Darunter befinden sich nicht nur Großkonzerne und international agierende Mittelständler. Ganz gezielt werden jedes Jahr auch etwa 10.000 Klein- und Kleinstbetriebe unter die Lupe genommen. Sie sollten deshalb von Beginn ihrer unternehmerischen Tätigkeit an damit rechnen, dass irgendwann eine Betriebsprüfung auf Sie zukommt.

Gewöhnen Sie sich von Anfang an daran, ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen geordnet abzulegen. Elektronische Eingangs- oder Ausgangsrechnungen müssen dabei (auch) in der Form aufbewahrt werden, in der sie ausgestellt worden sind. Erhalten Sie zum Beispiel eine Rechnung per E-Mail im PDF-Format, dann müssen Sie die E-Mail nebst Anhang aufbewahren.

In welcher Form müssen die Rechnungen aufbewahrt werden?

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Ein Ausdruck der Rechnung alleine genügt nicht. Aus organisatorischen Gründen kann es aber sehr nützlich sein, einen Ausdruck zu erstellen und gemeinsam mit den anderen Rechnungen abzulegen. Im Falle einer Betriebsprüfung können Sie dem Finanzbeamten dann für jedes Jahr einen vollständigen Ordner mit Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen präsentieren, was dieser sehr zu schätzen wissen wird.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen, sollten Sie die Belege zeitnah, mindestens einmal im Monat, erfassen, damit Sie gar nicht erst den Überblick verlieren. Sobald tatsächlich eine Prüfung ansteht, ist es wichtig, sich mit der Betriebsprüfungsordnung (BpO) vertraut zu machen. Die BpO regelt die Grundsätze der steuerlichen Außenprüfung. Sie wissen dann, was Sie erwartet.

In der Regel findet die Buchprüfung in ihrem Betrieb statt. Wenn Sie vom Wohnzimmer aus operieren, kann die Prüfung auch in ihrer Privatwohnung durchgeführt werden. Sofern Sie eine Steuerberaterin beschäftigen, können Sie beantragen, dass die Prüfung in deren Räumen durchgeführt wird.

Wenn Sie stets steuerehrlich waren und ihre Buchhaltung einigermaßen gut in Schuss ist, gibt es keinen Grund zur Nervosität. Sofern Sie in der Vergangenheit bei der Steuererklärung aber nicht immer ganz korrekt waren, sollten Sie sich unbedingt sofort nach Prüfungsankündigung einer auf Steuerstrafrecht spezialisierten Steuerberaterin oder einem entsprechenden Fachanwalt anvertrauen und während der Prüfung professionell begleiten lassen. Wenn Sie hier versuchen, die Kosten für den Berater zu sparen, kann das schnell in einer Vorstrafe münden, die Sie die behördliche Erlaubnis nach § 34a GewO kostet.

Fazit

Die Umsatzsteuervoranmeldung werden Sie als junges Sicherheitsunternehmen in der Regel monatlich zahlen müssen, soweit Sie keine Dauerfristverlängerung beantragt haben. Das sogenannte Elster Formular müssen Sie online ausfüllen, wenn Sie beim Ausfüllen Hilfe benötigen, halten Sie sich an unsere Tipps oder kontaktieren Sie eine Steuerberaterin. Außerdem gibt es zahlreiche Buchführungsprogramme mit Elsterschnittstelle, die Sie bei der Umsatzsteuervoranmeldung unterstützen.

Betriebsprüfungen werden nicht nur in großen, sonder gezielt auch in Klein und Mittelständischen Unternehmen durchgeführt. Daher gilt es, sich durch eine ordentliche Buchführung und die Aufbewahrung aller Rechnungen und Konversationen mit Geschäftspartnern zu konservieren. Wenn tatsächlich eine Betriebsprüfung ansteht, sollte sich der Sicherheitsdienstleister unbedingt mit der Betriebsprüfungsordnung vertraut machen, um optimal vorbereitet zu sein. Hier wird empfohlen, eine Steuerberaterin als professionelle Unterstützung zu kontaktieren.

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