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Angebote und Rechnungen für Sicherheitsdienstleister

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Nachdem das Sicherheitsgewerbe angemeldet ist und alles rechtlichen Anforderungen erfüllt sind, sollten Sie sich Gedanken über die Büroarbeit machen. Dabei geht es unter anderem um Fragen wie:

  • Wie erstelle ich Angebote? Gibt es Software zur Angebotserstellung?
  • Wie erstelle ich eine Rechnung? Brauche ich ein Programm für die Rechnungserstellung?

Angebote für Sicherheitsdienstleister

Bevor es zu einem Auftrag kommt, müssen in den meisten Fällen davor Angebote verschickt werden. Wenn der erste Kunde gefunden ist, gilt es mithilfe eines ordentlich erstellten Angebots, von deiner Kompetenz zu überzeugen. Falls Sie noch auf der Suche nach dem ersten Auftrag sind, kann Ihnen der Ratgeber zum Aufbau eines Kundenstamms weiterhelfen. Angenommen Sie waren erfolgreich und Ihr erster Auftrag steht bevor, stellt sich nun die Frage, wie das zu stellende Angebot aussehen soll. Wie man ein solches Angebot schreibt und welche Formulierungen essentiell sind, erfährst du in diesem Ratgeber.

Was ist eigentlich ein Angebot?

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Ein schriftliches Angebot informiert einen potentiellen Kunden über die Kosten und die Leistungen, die er bezüglich eines Auftrags von Ihnen erwarten darf. Im Unterschied zum Kostenvoranschlag, sind die Konditionen in einem Angebot rechtlich bindend. Falls Sie zum Zeitpunkt der Angebotserstellung noch Unsicherheiten bezüglich des Preises haben, erstellen Sie zuerst einen Kostenvoranschlag. Das Angebot in einem Kostenvoranschlag darf um 20% abweichen und eignet sich daher bestens für Dienstleistungen, deren endgültiger Preis schwer vorherzusagen ist. Natürlich müssen die Gründe für eine eventuelle Preisabweichung mit dem Kunden kommuniziert werden. Gängige Formulierungen bei der Erstellung eines Kostenvoranschlags sind Sätze wie „Preise ohne Gewähr“, „unverbindliche Preise/Angebot” oder „Preise vorbehalten”.

Welche Informationen müssen in ein Angebot?

  • Angebotsgegenstand (Art der Dienstleistung)
  • Verbindliche Preise für die Dienstleistung
  • Mögliche Nachlässe (z.B. Rabatte bei Langzeitaufträgen)
  • Zahlungsbedingungen
  • Verbindlicher Zeitraum der Gültigkeit des Angebots
  • Hinweis auf den Gerichtsstand bei möglichen Streitigkeiten

Außerdem sollte ein Angebot für Sicherheitsdienstleistungen folgende Bausteine beinhalten:

  • Das Firmenlogo
  • Die Firmenadresse, Kontaktinformation und die Bankverbindung
  • Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Steuernummer
  • Mehrwertsteuerausweis

Oft ist es hilfreich, sich Vorlagen oder Muster anzusehen und sie mit den eigenen Ausarbeitungen abzugleichen. Hier können auch oft entsprechende Formulierungen für das eigene Angebot übernommen werden. Auch können Dienstleister und Softwareprodukte bei der Ausarbeitung helfen. Für die Erstellung der Angebote, können unter anderem folgende Softwareprodukte verwendet werden:

Rechnungen für Ihr Sicherheitsunternehmen

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Wie erstellen Sie eine finanzamtstaugliche Rechnung?

Egal, ob Sie eine GmbH gegründet haben, ein Einzelunternehmen führen oder ein Kleingewerbe ausüben, die Anforderungen an eine Rechnung, die Ihr Geschäftspartner dem Finanzamt präsentieren kann, sind dem Grunde nach immer gleich. Die Mindestanforderungen an eine Rechnung werden in § 14 Abs. 4 UStG normiert, der auch dann greift, wenn Sie als Kleinunternehmer gar keine Umsatzsteuer abführen.

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

  1. Name bzw. Firma des Rechnungsstellers
  2. Vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
  3. Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  4. Eine fortlaufend vergebene Rechnungsnummer
  5. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  6. Rechnungsdatum sowie das Datum der Leistungserbringung, sofern abweichend
  7. Eine knappe Beschreibung der erbrachten Lieferungen und Leistungen
  8. Den Nettobetrag der Rechnung
  9. Den Mehrwertsteuersatz in Prozent und den Mehrwertsteuerbetrag in Euro
  10. Den Brutto-Gesamtbetrag der Rechnung (nicht obligatorisch, aber kundenfreundlich).

Bei Sicherheitsunternehmen, die von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG Gebrauch machen, entfallen die Angaben gemäß den Nummern 9 und 10. Statt dessen muss die Rechnung einen Hinweis auf diese Regelung enthalten. Dieser kann wie folgt lauten: „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird auf den Ausweis von Umsatzsteuer verzichtet.“

Darüber hinaus gibt es eine Sonderregelung für Rechnungen über kleine Beträge bis 250 Euro (§ 33 UStDV). In diesem Fällen dürfen die Angaben gemäß den Nummern 3, 4, und 5 entfallen. Ein Hinweis auf § 33 UStDV ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber nützlich, da Ihr Geschäftspartner diese Ausnahmeregelung oft gar nicht kennt.

Folgende Programme verfügen über die Option zur Rechnungserstellung:

  • Lexware
  • Lexoffice
  • Sevdesk
  • IONOS Buchhaltung oder Papierkram.

Einige dieser Angebote können direkt online genutzt werden, es ist dann keine Softwareinstallation auf dem Computer nötig. Darüber hinaus finden Sie auch viele kostenlose Vorlagen im Internet. Diese können Sie zur Erstellung ihrer Rechnung verwenden ohne ein Programm nutzen zu müssen. Ihre Rechnung können Sie wahlweise per Post oder elektronisch versenden. Im letztgenannten Fall müssen Sie aber ein Format wählen, dass vom Empfänger nicht ohne weiteres geändert werden kann. Üblich sind Rechnungen als PDF.

Fazit

Abschließend ist festzuhalten, dass auf eine ordnungsgemäße Angebotserstellung zu achten ist. Falls Unsicherheiten bezüglich des zu verlangenden Preises für die Sicherheitsdienstleistung vorhanden sind, ist es ratsam einen Kostenvoranschlag zu erstellen, da hierbei der finale Preis um 20% abweichen darf. Natürlich sollten die oben genannten Informationen Teil des Angebots / Kostenvoranschlags sein. Für die Erstellung kann es zudem hilfreich sein, sich eine kostenlose Vorlage aus dem Internet anzusehen. Viele Webseiten bieten hierzu Muster und Beispiele an.

Bei der Erstellung von Rechnungen ist es für Sicherheitsunternehmen essentiell, die oben aufgeführten 10 Punkte zu beachten. Außerdem sollten Sie prüfen, ob eine der Ausnahmeregelungen auf Sie zutrifft, da dies die Rechnungserstellung erleichtern kann. Ebenso können Sie die Nutzung eines Programmes zur Anfertigung von Rechnungen erwägen oder Sie orientieren sich ähnlich wie bei den Angeboten, an Musterbeispielen und Vorlagen, die teilweiße kostenlos online zu finden sind.

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